KINH NGHIỆM THUÊ HỘI TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

thuephonghanoi.com - Mỗi sự kiện được tổ chức dù với quy mô lớn hay nhỏ đều được cần được chuẩn bị rất chu đáo và lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Công tác chuẩn bị càng chu đáo, tỉ mỉ bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của sự kiện càng lớn, càng giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện.

Một trong những yếu tố không thể thiếu trong công tác chuẩn bị để một sự kiện thành công đó là việc lựa chọn địa điểm và hội trường tổ chức sự kiện. Trước một sự kiện quan trọng, bạn sẽ rất băn khoăn nên lựa chọn thuê hội trường như thế nào để đạt được đầy đủ tiêu chí và phù hợp với sự kiện bạn tổ chức? Chúng tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm để bạn tham khảo.

1. Phòng hội trường tổ chức sự kiện: Phòng hội trường cần có không gian phù hợp với tính chất của sự kiện, tạo không khí hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công. Bạn cần lưu ý và cân nhắc lực chọn diện tích hội trường phù hợp với số khách mời, tuỳ từng tính chất của sự kiện, diện tích TB có thể từ 1 m2 – 4 m2/ khách mời.

VD: Với một buổi Talk Show, phần sân khấu hội trường là rất quan trọng. Sân khấu cần đạt đủ độ cao, rộng rãi, đảm bảo cho khách mời cảm thấy thoải mái khi ngồi trao đổi và khán giả cũng dễ dàng quan sát được vị trí của khách mời. Ánh sáng hội trường cần tập trung chính về phía khu vực sân khấu, tạo điểm nhấn cho không gian hội trường. Diện tích chỗ ngồi của khán giả không cần quá rộng, do tính chất của sự kiện này không đòi hỏi khán giả phải di chuyển và vận động nhiều ( thông thường chỉ cần 0,7 – 1m2/người)

Sân khấu của một chương trình Talk Show

Khác với một buổi Talk Show, với một chương trình đào tạo kĩ năng, đặc biệt là những khoá đào tạo – training có phân chia theo nhóm, phần không gian hội trường cho học viên lúc này lại rất quan trọng, không gian hội trường cần đảm bảo rộng rãi để học viên có thể vận động hoặc dễ dàng di chuyển để hoạt động nhóm hoặc làm các bài tập kĩ năng theo yêu cầu của diễn giả. Diện tích TB cho 1 học viên cần từ 3 – 4m2/người. Sân khấu chỉ cần chiếm một diện tích nhỏ của hội trường…

Hãy lựa chọn một không gian khiến cho học viên của bạn thoải mái nhất

Phòng đào tạo - training theo nhóm cần nhiều không gian vận động 

2. Chất lượng hội trường: ngoài diện tích, không gian hội trường phần nội thất và trang thiết bị hội trường cũng rất quan trọng: bàn, ghế, khăn phủ, cách bày trí – setup phòng, hoa để bàn, bục phát biểu… cần đầy đủ và phù hợp với sự kiện bạn tổ chức.

Trang trí hội trường theo đúng tính chất của sự kiện

3. Trang thiết bị hội trường: cần kiểm tra rất kĩ chất lượng màn chiếu, âm thanh, ánh sáng, wifi, có máy phát dự phòng, an ninh tốt, các giải pháp dự phòng khi có sự cố xảy ra. Trong đó, âm thanh và máy chiếu là 2 thiết bị cần phải đặc biệt chú trọng vì nó gần như sẽ được sử dụng trong toàn bộ thời gian diễn ra sự kiện và được coi là linh hồn của sự kiện, nếu mọi thứ đều chuẩn bị tốt nhưng 2 thiết bị này gặp trục trặc, chắc chắn sự kiện của bạn sẽ không thể thành công.

Âm thanh là một yếu tố quan trọng thiết yếu của sự kiện

4. Địa chỉ hội trường: phòng hội trường tổ chức sự kiện cần có địa chỉ rõ ràng, dễ tìm và có đánh dấu trên bản đồ googlemap (tiết kiệm thời gian tìm địa điểm cho khách tới dự)

Có bãi đỗ xe máy, xe ô tô (cần có biển chỉ dẫn đầy đủ , tránh trường hợp khách mời phải loay hoay đi tìm chỗ gửi xe). Tốt nhất, bạn hãy gửi đính kèm sơ đồ đến hộitrường cùng giấy hoặc thư mời)

Hãy gửi kèm sơ đồ cùng giấy hoặc thư mời 

5. Các dịch vụ đi kèm cùng dịch vụ cho thê hội trường: Bạn nên lựa chọn những đơn vị có dịch vụ trọn gói như: dịch vụ teabreak, ăn trưa, nơi nghỉ ngơi, cho thuê xe ô tô đưa đón, hoa tươi chúc mừng, trang trí sân khấu, in ấn, thi công backdrop, cung cấp nhân sự tổ chức sự kiện ( MC, lễ tân, PG, Ca sĩ….). Như thế, sự kiên của bạn sẽ chuyên nghiệp và tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn nhiều so với việc thuê lẻ dịch vụ bên ngoài hay tự chuẩn bị.

Dịch vụ tea-break

6. Giá thuê hội trường: Một lưu ý nữa là giá thuê phòng hội trường, giá của hội trường sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: địa điểm, chất lượng hội trường, chất lượng dịch vụ… Bạn nên tham khảo giá của 3- 4 đơn vị chuyên cho thuê phòng hội trường, để so sánh chi phí và cân đối với kinh phí của của bạn để lựa chọn địa điểm phù hợp. Về vấn đề này bạn cũng cần lưu ý, không phải nhất thiết phải lựa chọn đơn vị cho thuê hội trường với giá rẻ nhất, vì giá cả sẽ đi đôi với chất lượng dịch vụ, nến xem xét kĩ để lựa chọn 1 địa điểm giá cả phù hợp, chất lượng dịch vụ tốt để vừa tiết kiệm được chi phí, vừa đảm bảo cho sự kiện của bạn sẽ thành công

7. Thủ tục thuê hội trường: Cuối cùng là hợp đồng thuê hội trường, đó là sau khi bạn quyết định thuê, bạn nên làm hợp đồng, biên bản thoả thuận rõ ràng giữa 2 bên, kiểm tra tình trạng, chất lượng hội trường cũng như các dịch vụ đi kèm trước khi nhận bàn giao, để tránh chi phí phát sinh không mong muốn trong kế hoạch kinh phí của bạn, cũng là để đảm bảo trách nhiệm giữa 2 bên.

Với những kinh nghiệm thuê hội trường tổ chức sự kiện rất thiết thực trên, hy vọng các bạn có thể tìm cho mình hội trường ưng ý nhất và đảm bảo thành công cho sự kiện của bạn.

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!

Nguồn: thuephonghanoi.com

Có thể bạn quan tâm: cho thuê phòng hội thảo, cho thuê phòng đào tạo - training, cho thuê phòng họp, cho thuê phòng học