Những lưu ý khi thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện

Những buổi Hội thảo , hội nghị đang dần dần là một  những hình thức maketting không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Do đó, để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị hội thảo thành công đang là một trong nhưng vấn đề quan tâm nhất của các đơn vị. Nếu muốn tìm một địa điểm uy tín để tổ chức sự kiện thi bạn phải tìm hiểu từ trước. Vậy bạn đã tự tin mình là một người dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực này chưa? Nếu bạn còn đang gặp khó khăn thì hãy cùng VITD tìm hiểu ngay về những kinh nghiệm chọn địa điểm choc ho thuê hội trường tổ chức sự kiện uy tín chất lượng nhé!

Những kỹ năng tổ chức hội nghị – kinh nghiệm chọn địa điểm thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện:

Lưu ý khi chọn lựa địa điểm phù hợp:

–  Địa điểm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện. Một sự kiện sẽ hoàn toàn thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức, có thể nó quá xa sẽ cản trở việc tham dự của khách mời.

–  Hãy tìm hiểu sơ bộ về số lượng và chất lượng khách để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ. Bạn hãy dành thời gian quan sát, tìm hiểu từ trước để có những sự lưa chọn đúng đắn nhe!

–  Đối với dân chuyên tổ chức event sẽ có một list các danh sách các địa điểm phù hợp với từng nội dung của sự kiện đó. Sau đó hãy cùng đồng đội của mình ngồi lại và cân nhắc về vị trí địa lí cũng như chất lượng dịch vụ của từng công ty đó.

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện

–  Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là ai? Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp. Nếu là bà mẹ và trẻ em thì nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để thu hút đối tượng bạn đang hướng đến. Nếu khách mời là những người đi làm bình thường bạn sẽ chọn những địa điểm không cần quá sang trọng nhưng phải đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để phục vụ được cho buổi sự kiện.

Thông tin về địa điểm tổ chức hội nghị:

–  Bạn nên có sự tham khảo trước các ý kiến của những  người có sự kiện tổ chức tại đây về giá cả, dịch vụ, ưu đãi,…để lên dự trù và làm hợp đồng với bên cho thuê, tránh các sự việc không đáng xảy ra.

–  Bạn cũng nên quan tâm đến các yếu tố xung quanh ảnh hưởng đến sự kiện của bạn như: chỗ để xe cho khách mời, an ninh có được đảm bảo trong lúc diễn ra sự kiện không, tiếng ồn quá lớn từ các sự kiện cùng thời điểm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của khách mời.

Những quy định tại nơi thuê địa điểm tổ chức hội thảo

–  Tùy vào từng nơi sẽ có các quy định riêng như: quay phim chụp ảnh, giấy phép tổ chức, giới hạn độ cồn, trang trí banner,… bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.

Thời gian để setup địa điểm:

–  Khi thuê một địa điểm để tổ chức sự kiện điều chúng ta cần thương lượng là có nhiều thời gian để setup như dựng sân khấu, treo các bandrol, trang trí từng khu vực… và đồng thời là nói về quyền lợi của bạn trong suốt quá trình diễn ra buổi sự kiện đó như nhân viên kỹ thuật trực ban sẽ hỗ trợ những thời gian nào và họ ở đâu? Hay khi cần sử dụng các dịch vụ phát sinh như teabreak thì ai sẽ là người hỗ trợ bạn,….

– Nếu địa điểm bạn chọn quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp, vì thế hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup là miễn phí hay tính phí.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho quý khách Kinh nghiệm chọn địa điểm thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện uy tín mà bạn nên biết rõ. Chúc bạn có thể tìm được địa điểm tổ chức sự kiện uy tín!

Nếu bạn vẫn chưa tìm được cho mình một công ty uy tín thì hãy liên hệ ngay với VITD – chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội trường giá rẻ tại Hà Nội. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê phòng tổ chức sự kiện, VITD sẽ mang đến những dịch vụ tuyệt vời nhất khi đến với chúng tôi.

Tất cả các phòng hội trường cho thuê của VITD đều cho đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như màn chiếu cỡ lớn, máy chiếu sắc nét, loa, mic không dây, bàn, ghế, khăn phủ, wifi tốc độ cao, cây nước nóng lạnh miễn phí.

Không gian hội trường hội trường sang trọng, có hầm gửi xe rộng rãi, có thang máy, lối thoát hiểm riêng, có camara an ninh 24/24, gần các khu tiện ích như nhà hàng, khách sạn, bến xe. Đội ngũ nhân viên - kỹ thuật nhiệt tình giàu kinh nghiệm sẽ mang đến những giải pháp tối ưu nhất đến với mỗi khách hàng khi sử dụng phòng.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn đặt phòng miễn phí

Hotline: 0912 527 631 - 0988 289 629 - 0942 397 535

Email: hoitruongvitd@gmail.com